Twoja firma w cyfrowym świecie
Każdy przedsiębiorca wie, ile zamieszania potrafi wywołać znalezienie jednej „ważnej” faktury lub dokumentu, który akurat w tym momencie jest potrzebny. Segregacja i archiwizacja firmowych papierów to dość duże wyzwanie i trzeba na to poświęcić swój czas, którego ciągle jest go za mało. Chcemy się przecież skupić na prowadzeniu biznesu i zarabianiu pieniędzy, prawda? Na szczęście nie żyjemy już w minionych, analogowych czasach i półkę z segregatorami możemy spokojnie zamienić na komputer. Tylko czemu wciąż tak wiele osób kurczowo trzyma się starych metod?
Dokumenty, które przetrwają wszystko
Drogi przedsiębiorco! Czy zalazłeś kiedyś fakturę kawą? Pozwól, że nie będziemy pytać o to, czy miałeś w firmie pożar, chociaż osobiście znamy ludzi, którzy właśnie tak stracili firmowe dokumenty. Ten tekst nie powstał jednak po to, aby Cię straszyć ani tym bardziej życzyć Ci źle. Po prostu, jeśli jeszcze nie słyszałeś o czymś takim jak archiwum elektroniczne, to lepiej żebyś się tym tematem zainteresował – dla twojego dobra, wygody i komfortu.
Archiwum elektroniczne dla Twojej firmy
Za pewne domyślasz się już, że próbujemy Cię przekonać do tego, żebyś rozważył digitalizację firmowych dokumentów. I słusznie! To jest po prostu dobre rozwiązanie, zarówno dla Ciebie, jak i Twoich pracowników oraz klientów. Koniec końców, jest to korzystne dla działania firmy, którą zarządzasz i w efekcie pieniędzy, jaki zostają Ci na koncie.
Dobre archiwum elektroniczne pozwoli Ci zamienić na wersje cyfrową wszystkie papierowe dokumenty, a nawet klisze filmowe. Te lepsze zaś, posiadają nawet systemy optycznego rozpoznawania znaków, więc możesz zapomnieć o jakichkolwiek problemach z czytelnością tekstu. Żeby jednak mieć pewność najwyższej jakości usług, warto znaleźć takie archiwum, które przynależy do największej światowej organizacji archiwistycznej – International Council on Archives. To swego rodzaju znak jakości, dzięki któremu możesz być pewien, że Twoje dokumenty są w dobrych rękach.
Komfort pracy z archiwum elektronicznym
Na koniec warto ostatecznie rozwiać wątpliwości. Archiwum elektroniczne pozwoli Ci bardzo szybko i skutecznie odszukiwać potrzebne dokumenty, „Kluczem” do przeszukiwania dokumentacji może być autor, data, a nawet sekwencja słów. Dzięki archiwum elektronicznemu dokumenty możesz szybko ze sobą porównać, a korzystanie z nich – dzięki internetowi – będzie szybsze, łatwiejsze i dostępne dla wielu osób na raz, o każdej porze. Dane zabezpieczysz oczywiście za pomocą wielostopniowych systemów haseł w bardzo łatwy sposób. No i oczywiście oszczędzisz sporo miejsca w swoim biurze, jeśli zamienisz kilka wypchanych segregatorów, na jedną płytę CD-ROM lub DVD.
To już chyba wszystkie zalety archiwum elektronicznego. Jeśli nadal masz wątpliwości, czy przenieść dokumenty swojej firmy w świat cyfrowy, to już nic na to nie poradzimy. Jeśli jednak przekonałeś się do wejścia w nowoczesność, pamiętaj tylko, żeby zaufać profesjonalnym i sprawdzonym archiwistom, którzy należycie zadbają i zabezpieczą Twoje dokumenty.