Sala konferencyjna

Sala konferencyjna – o czym pamiętać, szukając miejsca na konferencję branżową?

Organizując konferencję, należy wziąć pod uwagę wiele różnych czynników. Znalezienie idealnego miejsca na event może być trudne. Dlatego zebraliśmy kilka przydatnych podpowiedzi, jak wybrać salę na konferencję.

Lokalizacja, dostępność i parking

Jeśli delegaci przyjeżdżają z innego miasta, poszukaj ośrodka konferencyjnego w pobliżu lotniska, dworca kolejowego lub autobusowego. Sprawdź, czy oferuje miejsca parkingowe i ile musisz zapłacić. Jeśli nie, poszukaj alternatywnego środka transportu. Zarezerwuj autokar lub taksówki. Możesz też poszukać pobliskiego parkingu dla uczestników. W przypadku lokalnych spotkań rozważ miejsce w pobliżu biura. W ten sposób lepiej zareklamujesz swoją firmę.

Usługi i udogodnienia

Za każdym razem sprawdzaj, jakie usługi oferuje dane miejsce. Jeżeli potrzebujesz dodatkowych udogodnień, takich jak catering, kompozycje kwiatowe, podkładki i długopisy, sprzęt audiowizualny, wsparcie IT, inscenizacja, czy oświetlenie, zapytaj, na co możesz liczyć. Wiele ośrodków współpracuje z doświadczonymi podwykonawcami, dzięki czemu możesz liczyć na atrakcyjniejsze ceny i wysoką jakość usług.

Nawet jeśli organizujesz niewielki event branżowy, potrzebujesz profesjonalnej technologii audiowizualnej. Zastanów się, kiedy ostatnio uczestniczyłeś w wydarzeniu, na którym nie pokazywano prezentacji PowerPoint. Dobre ośrodki konferencyjne oferują systemy nagłośnienia, projektory cyfrowe, flipcharty i czasami białe tablice interaktywne. Wielu uczestnikom będzie chciało robić notatki na laptopach, tabletach lub smartfonach, dlatego sprawdź jakość połączenia Wi-Fi.

Sala konferencyjna

Wymiary sali konferencyjnej

Ośrodki konferencyjne zazwyczaj proponują różne sale, od małych dla kilkunastu po ogromne na kilkaset osób. Jeśli wybierzesz zbyt małą salę, uczestnicy nie będą czuli się komfortowo. Z drugiej jednak strony, jeśli zarezerwujesz salę na 300 osób, a przyjdzie tylko 50, uczestnicy mogą mieć wrażenie, że wydarzenie cieszy się małą popularnością, nawet jeśli w rzeczywistości jest inaczej.

Atmosfera

Wystrój sali może wpłynąć na atmosferę spotkania. Jeśli chcesz podjąć poważne decyzje lub utrwalić profesjonalny wizerunek, zastanów się nad tym, wybierając miejsce. Jeżeli zamierzasz zachęcić uczestników do kreatywnego myślenia lub budować więzi w zespole, poszukaj sali, w której możesz zorganizować zajęcia praktyczne lub grupowe. A może organizujesz ceremonię wręczenia nagród lub galę? W takim razie zarezerwuj eleganckie lub inspirujące miejsce. Pamiętaj, że styl mebli, oświetlenie, architektura przestrzeni mają wpływ na atmosferę. Zwróć też uwagę na akustykę. Dużą popularnością wśród organizatorów cieszy się sala konferencyjna audytoryjna, teatralna i kameralna.

Obsługa klienta

Wybierz miejsce, które oferuje wysokie standardy obsługi klienta. Podczas rozmowy z menedżerem lub właścicielem zastanów się, jaka atmosfera panuje w ośrodku konferencyjnym. Zapytaj, czy możesz liczyć na wsparcie techniczne podczas wydarzenia. Sprawdź, czy istnieją jakieś ograniczenia. Chodzi tutaj przede wszystkim o zakaz dekorowania (wieszania czegoś na ścianach), fotografowania/filmowania, alkoholu lub cateringu zewnętrznego. Wyjaśnij te kwestie wcześniej, by uniknąć nieporozumień.

Dodaj komentarz